Ficha Técnica de Preparação e de Custo: o que é como montar?

O lucro mensal de um restaurante depende de vários fatores, mas para alcançar esse objetivo com sucesso, é essencial conhecer os detalhes de funcionamento do seu negócio, dentre eles o que entra e sai da sua cozinha e qual o custo de cada insumo que compõe os itens do cardápio. Para ajudar nessa tarefa, é fundamental que o empresário pelo menos saiba o que é uma ficha técnica de preparação e uma ficha técnica de custo, que juntas, vão prover informações que podem aumentar a lucratividade do cardápio do estabelecimento.

Esses documentos registram não só todo o processo de preparo e composição dos pratos, mas também informações sobre despesas, perdas, armazenamento de ingredientes e bebidas, entre outros detalhes relevantes. Você sabe como montar uma ficha técnica eficiente? Se você realmente deseja aumentar a lucratividade do seu negócio, não perca tempo e saiba mais sobre como proceder! Você terá em mãos informações preciosas para tornar o seu restaurante competitivo e lucrativo de forma saudável.

 

O que é Ficha Técnica?

Pode parecer exagero falar que o sucesso de um restaurante ou outro tipo de negócio ligado à alimentação depende da criação de uma ficha técnica, mas quando paramos para analisar o que de fato é esse documento, percebemos que esse deve ser o pensamento adotado em relação a ele.

Por meio desta ferramenta, normalmente feita por meio de um software de planilhas como o Microsoft Excel, é possível registrar toda e qualquer informação sobre um determinado produto do cardápio, como pratos, bebidas, petiscos e sobremesas. No documento deve estar, portanto, os ingredientes necessários e seus respectivos valores, o modo e tempo de preparo, número de porções, os custos e perdas envolvidos no processo, cuidados de armazenamento dos ingredientes, o valor de venda, entre outros tópicos.

Ao reunir todas essas informações, os principais objetivos das fichas técnicas não são apenas otimizar e padronizar o tempo de preparo, mas ter um maior controle dos custos gerados com insumos, mão de obra, além de manter um padrão de qualidade linear para fidelizar mais clientes e aumentar as vendas.

 

Vantagens de uma Ficha Técnica

Além de possibilitar uma melhor visão do seu negócio, a adoção de fichas técnicas eficientes também proporcionam outros benefícios, tais como:

- Possibilidade de trabalhar a margem de lucro de forma assertiva, uma vez que é possível saber quanto é necessário investir em um produto de qualidade;

- Determinar qual a linha de preço adequada adotar, pois quando se tem a base de todos os custos, é possível manter a saúde do caixa e tornar o restaurante mais competitivo;

- Fazer o acompanhamento mais preciso dos preços dos ingredientes, custos com fornecedores e gestão de estoque;

- Tornar as receitas mais organizadas e permitir a padronização da qualidade dos pratos;

- Evitar o desperdício de alimentos, já que os processos são minuciosamente controlados;

- Melhorar o treinamento de funcionários através de padronização da forma de preparado e do resultado final do prato em questão;

- Se o estabelecimento é franqueado, a padronização da ficha técnica ajuda o estabelecimento a atingir o nível de qualidade exigido pela marca;

- Fidelizar clientes, já que a padronização na preparação dos itens reforça a qualidade dos produtos e atende melhor às expectativas de quem passa a frequentar o local;

- Caso um cliente com uma dieta ou restrições alimentares determinadas solicite uma informação específica sobre um prato, o garçom pode informar a sua composição de forma mais precisa.

 

Como montar uma Ficha Técnica?

É importante ressaltar que existem vários modelos de fichas técnicas disponíveis, por isso, você precisará escolher a que melhor atende as suas necessidades, por meio de um trabalho que envolva todos os profissionais relacionados, como chefs, cozinheiros e garçons.

O importante é que esta ferramenta contenha todas as informações de que você precisa, e quanto mais detalhada, mais condições a cozinha do seu restaurante terá para funcionar com maior precisão.

De modo geral, uma ficha técnica básica precisa conter as seguintes informações:

– Nome do item;

– Preço dos insumos utilizados em cada receita;

– Cotação atualizada do fornecedor;

– Cálculo de uso do item e perdas;

– Tempo de preparo;

– Preparação e métodos utilizados;

– Equipamentos e utensílios necessários;

– Mão de obra;

– Dados de armazenamento ideal do produto;

– Temperaturas para armazenamento;

– Tamanho da porção;

– Custo Final;

– Impostos;

– Encargos;

– Custos administrativos;

– Receituário;

– Imagem ou foto do produto;

– Orientações especiais, se necessárias.

Neste texto, abordaremos dois tipos de fichas técnicas recomendadas para uso no seu negócio: a Ficha Técnica de Preparação, que funciona como um detalhado livro de receitas do seu restaurante; e a Ficha Técnica de Custo, que foca nos custos de cada ingrediente, margem de perda e outras informações necessárias.

Trabalhar separadamente esses dados ajuda a melhorar a precisão na hora de otimizar o seu menu e determinar a prática adequada de preços ao cliente.

 

O que é uma Ficha Técnica de Preparação?

Também conhecida como Ficha Técnica Operacional, basicamente, é a ferramenta que será utilizada no cotidiano da gestão da cozinha do seu restaurante. Para que a área funcione de forma ágil, é fundamental que todos os funcionários envolvidos saibam preparar o prato se preciso, e as instruções devem ser de fácil entendimento para todos, incluindo eventuais novos cozinheiros ou chefs da casa, garantindo que os clientes serão servidos com a mesma qualidade e sabor em todas as vezes que pedirem um item do cardápio, conforme cita o chef Lucius Gaudenzi, do site Super Chefs.

Uma Ficha Técnica de Preparação costuma conter, basicamente, as seguintes informações:

Nome: nome do prato, bebida ou outro item do cardápio;

Categoria: categoria do produto (por exemplo, sobremesas);

Tempo total de preparo: período médio que dura o processo de preparo;

Rendimento: porção que o produto rende;

Descrição dos ingredientes: nome dos insumos (exemplo, salsinha, batata, limão etc.);

Quantidade dos ingredientes: quantidade necessária do insumo com a respectiva unidade de medida (gramas, mililitros etc.);

Fornecedor: nome da empresa/marca fornecedora do ingrediente;

Informações de estoque: orientações de conservação do insumo (refrigerado, a seco, entre outros);

Modo de preparo: orientações de preparação, inclusive os utensílios e equipamentos necessários;

Tempo de cocção: período recomendado de cozimento dos alimentos em processo que envolve temperaturas (assar, ferver etc.);

Mão de obra: profissionais necessários para o preparo do produto.

Pós-preparo

Textura: de que forma o produto precisa ser apresentado ao cliente (parte externa crocante, interior úmido, etc.);

Calorias por porção; Validade: período máximo para consumo;

Forma de armazenamento: como e onde conservar o produto;

Temperatura de conservação: temperatura ideal para armazenar o produto pronto;

Tempo recomendado para exposição: quanto tempo o produto pode ficar exposto;

Foto do produto pronto: foto em alta qualidade do produto, para servir de referência.

O consultor de bares e restaurantes Matheus Lessa recomenda manter um livro de registro de todas as suas Fichas Técnicas Operacionais em uma área de fácil acesso aos funcionários do seu estabelecimento, envolvidos diretamente na preparação das receitas. Isso é importante para que todos tenham uma referência para manter a qualidade do que é produzido, além de ser uma boa prática que evita desperdícios e diferenças no sabor e aspecto – o que pode gerar reclamações dos clientes.

 

O que é uma Ficha Técnica de Custo?

Nesta parte são incluídos os detalhes de custos de cada uma das receitas, sendo também conhecida como Ficha Técnica Gerencial ou Administrativa. São informações extremamente importantes para a formação do seu preço de venda, que também é composto por custos variáveis, despesas fixas e margem de lucro, além de ajudar a manter a saúde financeira do seu restaurante. Segundo nosso parceiro e consultor de restaurantes Maurício Tocci, essa base de dados possibilita determinar a prática correta de preços do cardápio para tornar o restaurante competitivo.

Confira um exemplo de informações necessárias em uma Ficha Técnica de Custo, baseada no modelo desenvolvido pelo consultor Matheus Lessa:

Descrição do Produto: nome do prato/bebida;

Categoria: como aperitivos, sobremesas, bebidas, etc.;

Rendimento de porções: quantas porções compõem o produto;

Data da última alteração: informação importante para mensurar o grau de atualização da ficha técnica;

Nome do insumo: aqui são inseridos separadamente cada insumo que compõe o prato (por exemplo, queijo, tomate, ou manga, se for uma bebida);

Unidade de medida: descrição da medida de cada insumo mencionado acima (gramas, quilos, unidades ou litros);

Quantidade bruta: peso de cada ingrediente em sua forma natural, por exemplo, uma manga sem uso;

Quantidade líquida: peso de cada ingrediente após o processo de preparo (por exemplo, o peso da manga após ter sua casca descartada na fabricação do suco);

Fator de correção (FC): constante utilizada para determinar o custo real que um insumo possui, já que alguns ingredientes precisam passar por processos que geram descarte de algumas de suas partes (por exemplo, a casca da manga pode vir a ser descartada na fabricação do suco, já que é utilizada a polpa). Para calcular o FC de um insumo, basta dividir o peso líquido (peso do insumo após o processo de preparação – no caso da manga, a polpa sem a casca) pelo peso bruto (peso do produto antes do processo, ou seja, a manga em sua forma original). Com essa base, você pode definir, por exemplo, se vale a pena continuar a comprar determinado insumo caso ele tenha muita perda na hora de utilizá-lo na preparação de um prato;

Custo unitário: preço por quilo/litro/unidade ou outra medida necessária;

Custo total: significa o valor gasto com o insumo cada vez que é utilizado na produção do referido prato/bebida na ficha técnica.

 

A importância da atualização

 

Agora que você sabe o que é uma ficha técnica, tenha a consciência de que ela deve sempre ser atualizada para manter a sua precisão. Algumas alterações que devem ser estudadas constantemente são:

– Reajustes dos preços dos ingredientes junto ao fornecedor, bem como alterações nos impostos e taxas referentes à compra e entrega;

– Alterações físicas e químicas dos ingredientes, como mudança na forma de armazenamento, diminuição do peso por embalagem ou valores nutricionais;

– Alterações gerais necessárias no modo de preparo. Fique sempre atento e estabeleça uma revisões periódicas para evitar que aumentos de preços e alterações passem despercebidos em sua gestão. Agora vamos à nossa dica mais importante.

 

Dica mais importante sobre como montar uma ficha técnica: seu papel da Engenharia de Cardápio

O uso de Fichas Técnicas de Preparação e de Custo é CRUCIAL na atualização do seu cardápio, pois elas juntas reúnem informações que precisam ser levadas em consideração na hora de realizar adaptações no menu.

E justamente nesse cruzamento das fichas técnicas com o número de vendas que muitos cometem os erros e acabam prejudicando os resultados do seu estabelecimento. Então para ter informações valiosas para aumentar seu lucro ao reunir esses dados, busque identificar 5 pontos:

1- qual prato vendeu mais, identificando se esse alto volume de vendas vem do destaque do prato no cardápio, ou se ele já é popular entre os clientes;

2- se valeu a pena ter vendido mais aquele prato, ou se ele precisa de alguns ajustes em termos preço ou de insumos para dar mais lucro;

3- quais pratos tem uma ótima margem de lucro, que não venderam tão bem assim;

4- destacar esses pratos com alta margem de lucro NO CARDÁPIO e NAS REDES SOCIAIS para ver se aumenta suas vendas;

5- Testar os resultados dessas mudanças, fazer a análise novamente e sempre continuar otimizando seus lucros através do cardápio ;)

 

Resumindo...

Se podemos resumir esse texto para deixar uma dica, seria essa: usando as fichas técnicas de preparação e de custo, tenha muito bem claro em cada prato:

preço de custo;
preço de vendas,
quantidade de saída,
sua popularidade e principalmente:
quais são os pratos mais lucrativos, para que esses sejam destacados no seu novo cardápio

Para finalizar, vale deixar ainda 2 dicas bônus:

1- De um toque do chef aos pratos mais lucrativos

Procure fazer com que seus pratos mais lucrativos tenham um toque especial do seu chef ou da sua casa, de modo que seu estabelecimento seja o único na região onde as pessoas conseguem encontrar aquele prato. Essa exclusividade por si só pode ajudar a deixá-lo mais popular =);

2-Use as redes sociais, de preferência com depoimentos

Além do cardápio, destaque esses pratos mais lucrativos nas redes sociais e impulsione as postagens para que seus seguidores conheçam essa opção e suas características, de preferencia pedindo para os clientes que experimentaram esse prato, deixem um comentário na postagem, para que os outros clientes comprovem sua qualidade.

Agora que você sabe mais sobre como montar uma ficha técnica, BAIXE O KIT COM OS MODELOS DE FICHAS TÉCNICAS usadas por Maurício Tocci e aproveite as vantagens desta ferramenta para direcionar o seu negócio para o caminho certo. “Quem lucra, cresce e se desenvolve certamente tem uma ficha técnica bem estruturada”, afirma Tocci.

Para entender melhor esse processo de Otimização de cardápios, confira nosso texto sobre O que é Engenharia de Cardápio

Quer atualizar ou rever seu cardápio? Confira nosso post sobre Como montar um cardápio para restaurante ou fale com nossa equipe!